Ответы на вопросы от Юриста

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Главный документ в подтверждении стажа работы хранится у работодателя, поэтому в ситуациях необходимости предъявить его в какие-либо органы или организации сначала подайте по месту работы заявление на выдачу трудовой книжки.

Когда объективно может возникнуть такая ситуация? Трудовая книжка требуется при оформлении пенсии, получении кредита, прохождения курсов повышения квалификации и т.п. Но удовлетворить просьбу выдать такой документ на руки работодатель обязан не всегда. Какие это случаи, что делать, когда законом выдача трудовой книжки не предусмотрена – об этом мы и расскажем здесь.

Заявление на выдачу трудовой книжки

Когда составлять заявление на выдачу трудовой книжки

До 2015 г. получить оригинал трудовой книжки можно было только по одному основанию – увольнение. И по собственному желанию, и по другим основаниям ТК РФ. В последний день работы работодатель обязан выдать на руки оригинал данного документа и причитающуюся заработную плату. А нарушение такой обязанности влечет ответственность (жалоба в трудовую инспекцию, исковое заявление о взыскании заработной платы), в т.ч. с выплатой неустойки независимо от вины такого работодателя.

Сейчас к такому основанию, как увольнение, добавилась еще одна возможность получить трудовую книжку – для оформления любого вида пенсии и подтверждения стажа для пенсии. Это правило прямо закреплено ТК РФ. При этом работодатель не вправе отказать работнику в выдаче документа. Правда на работника возлагается обязанность в течение 3 рабочих дней с даты возвращения отделением ПФР вернуть ее работодателю.

Во всех остальных случаях трудовая книжка на руки работнику не выдается. Это касается и работы по совместительству. Запись о дополнительной работе по неосновному месту вносится по другим правилам. А сведения из трудовой книжки могут понадобиться. Например, для оформления кредита, загранпаспорта, визы в зарубежные страны, получения субсидий. В таких случаях подготовьте заявление о документах, связанных с работой, и просите предоставить выписку из трудовой книжки. Такой документ должен быть выдан в течение 3 дней с даты поступления письменной просьбы работника.

Содержание заявления

Заявление на выдачу трудовой книжки составляется всегда в письменной форме. И это, в первую очередь, необходимо работодателю для правильного ведения кадровой документации. Форма документа не утверждена, поэтому если в организации нет утвержденных локальными актами образца или бланка, рекомендуем воспользоваться размещенным на сайте примером.

В заявлении отражается:

  • должность, ф.и.о. руководителя организации или индивидуального предпринимателя,
  • ф.и.о., должность, отдел заявителя,
  • просьба выдать трудовую книжку и цель: для оформления пенсии,
  • уведомление об обязанности работника вернуть документ в 3-дневный срок,
  • дата и подпись.

Если работодатель не ведет журнал выдачи трудовых книжек, то в тексте заявления рекомендуем написать, когда документ в действительности получен на руки, или оформить расписку о получении.

Третье лицо вправе получить трудовую книжку в отношении работника только при предъявлении нотариально удостоверенной доверенности на подписание документов (для заявления на выдачу трудовой книжки) и на получение документов или генеральной доверенности.

Зачем писать заявление

Трудовая книжка является документом строго учета, поэтому в отношении нее выработаны определенные нормы и правила, в том числе по ведению и хранению.

После того, как сотрудник принимается на работу, он сдает свою трудовую книжку в отдел кадров компании. Здесь в нее вносятся все необходимые сведения и здесь же она в составе личного дела работника, храниться вплоть до его увольнения. Ответственность за ее содержание и сохранность обычно несет специалист кадрового отдела, который не имеет права ни вносить в нее какие-либо «лишние» записи, ни выдавать ее на руки кому бы то ни было, даже владельцу. Если же последнему потребуется предоставить информацию из нее в какую-либо инстанцию, кадровик должен сделать с трудовой книжки копию или выписку. Но запуском для начала этого процесса служит письменное заявление со стороны работника.

Куда может потребоваться копия трудовой книжки

Копия трудовой книжки может понадобиться куда угодно. В большинстве случаев, это государственные структуры, например, такие как различные административные и социальные службы (для назначения льгот, пособий, субсидий), а также банковские учреждения (для получения займов и кредитов).

На самом деле, список адресов, по которым может потребоваться предъявление копии трудовой книжки довольно широк, но не исключены и случаи, когда трудовая книжка по каким-либо причинам утрачивается (теряется) и тогда данная копия также может сослужить отличную службу – на ее основе можно сделать дубликат, последовательно восстановив все необходимые записи.

Копия трудовой бывает востребована и при трудоустройстве на вторую работу (т.е. по совместительству).

Как делается копия

Обычно копия трудовой книжки делается при помощи ксерокса. При этом каждый лист копии должна отлично читаться и быть пронумерован. Все странички должны быть заверены печатью предприятия и подписью ответственного лица, который таким образом удостоверяет подлинность всех записей и самой копии снятой с оригинала.

Когда может понадобится

Саму трудовую книжку (т.е. оригинал) работодатель хранит в течение всего срока действия договора найма – т.е. вплоть до дня увольнения сотрудника. При этом напрямую законодательство не дает возможности выдать на руки оригинал, однако в некоторых случаях такая процедура возможна (подробнее в соответствующем разделе).

Она понадобиться, когда нужно доказать свой суммарный стаж, профессиональный опыт, срок пребывания на данном месте работы, а также подтвердить факт того, что сотрудник действительно трудоустроен официально и работает до сих пор. Обычно это требуется в таких случаях:

  1. Оформление кредита на небольшую сумму (как правило, но 10 млн рублей).
  2. Трудоустройство по совместительству.
  3. Обращение в посольство.
  4. Оформление пособия, в том числе пенсии по возрасту.
  5. В редких случаях она может пригодиться, если нужно восстановить какой-то утерянный документ.

Формально работник в своем заявлении на выдачу не обязан сообщать работодателю конкретную причину, которая побудила его получить копию трудовой книжки. Поэтому не стоит ограничиваться только этими причинами – на самом деле перечень возможных случаев может быть гораздо более широким.

Как получить: пошаговая инструкция

В общем виде процедура выглядит следующим образом:

  1. Работник идет в отдел кадров или в бухгалтерию (если бухгалтер исполняет обязанности кадровика) и пишет заявление, бланк и образец которого имеются среди прочей внутренней документации компании.
  2. Уполномоченный работник (в большинстве случаев кадровик) принимает это заявление и ставит отметку о принятии заявки в работу.
  3. Затем она выдается непосредственно заявителю. Предельный срок ожидания составляет 3 рабочих дня. Причем этот срок начинают отсчитывать с рабочего дня, который следует за днем принятия заявления. Например, если работник написал заявление в пятницу, срок пойдет с понедельника. А если при этом понедельник выпал на праздничный день, срок пойдет со вторника.
  4. В назначенный день сотрудник получает копию, проверяет, чтобы она была заверена (при необходимости) и ставит подпись у кадровика о факте принятия. Выдать её может не только бухгалтер или кадровик, но также представитель администрации (равно как и принять заявление на выдачу).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Нередко процедура выполняется с задержкой. Поэтому если речь идет о срочных случаях, будет правильно побеспокоиться об оформлении заблаговременно и лучше запастись сразу несколькими копиями. Это особенно полезно при оформлении кредитов сразу в нескольких банках.

Как происходит заверение

Сотрудник должен сразу четко представлять, что именно он хочет получить – простую копию или же заверенную: в соответствии с этим он и отражает свою просьбу в заявлении на выдачу. Если речь идет о заверенном документе, это значит, что заверение происходит при наличии на каждой странице одновременно нескольких отметок:

  • подпись уполномоченного работника (обычно директора),
  • его фамилия и инициалы,
  • его должность (полное название),
  • виза «копия верна»,
  • синяя печать компании.

На самой последней странице следует поставить запись о том, что работник по сей день состоит в штате компании. Также указывается точное количество всех скопированных страниц. Подсчет совершается не по бумажным листам, а именно по страницам самой трудовой, которые были откопированы.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Многие организации, в особенности банки, предъявляют очень строгие требования к ним. Так, печать должна стоять именно на копированном поле (а не в пустых полях бумаги). А если она сделана без титульной страницы, то документ также признается недействительным.

Как правило, копия состоит из нескольких страниц, поэтому будет лучше, если их скрепят и пронумеруют. На прошивку лучше также поставить печать.

Срок действия

Действует ограниченное количество времени:

  • если она заверена работодателем – не более месяца с даты выдачи,
  • если заверена нотариально – теоретически бессрочно.

На практике многие организации могут установить и свои сроки действия, причем они имеют на это полное право. Особенно строгие требования предъявляются банками, если рассматривается заявка на очень большой кредит (10 млн рублей и более). Например, срок может быть уменьшен до 2 недель. Разумеется, что если сначала было оформлено заявление на выдачу, а затем сотрудник получил трудовую книжку на руки в связи с увольнением, копия уже не будет действовать.

Особенности предоставления

По действующему законодательству работник имеет полное право на получение, при этом:

  1. Количество не ограничено.
  2. Услуга оказывается бесплатно – т.е. работодатель не вправе взимать какую-либо плату, в том числе за бумагу и использование оргтехники, даже если сотруднику понадобилось много экземпляров.
  3. Сотрудник может запросить как копии отдельных страниц, так и копии всей трудовой.
  4. Сотрудник имеет право бесплатно заверить все страницы (или выборочно). То есть работодатель ставит печать и подпись тоже за свой счет.
  5. Отказать в предоставлении работодатель тоже не имеет права. Причем ограничений на выдачу в течение месяца, года и т.п. нет.

Выдача на руки оригинала

Оригинал выдается в исключительных случаях и только под письменную расписку. Как правило, подобная необходимость возникает в таких ситуациях:

  • оформление определенных социальных выплат,
  • оформление пенсии по старости (когда сотрудник желает продолжить свою официальную трудовую деятельность),
  • оформление загранпаспорта, а также визы для посещения некоторых стран в рабочих целях,
  • при оформлении кредита в банке на большую сумму (несколько миллионов или десятков миллионов рублей).

Порядок написания заявления, а также срок выдачи книжки в этом случае примерно такой же. Работник указывает свою просьбу, и в течение 3 рабочих дней по согласованию с работодателем документ выдается на руки. Однако есть несколько существенных отличий:

  1. Работник обязательно указывает причину, которая побудила его на запрос оригинала документа.
  2. По возможности сотрудник прикладывает оригиналы или копии документов, которые доказывают объективную необходимость выдачи оригинала.
  3. Сотрудник должен обязательно указать максимальный срок возврата книжки.
  4. Наконец, работник обязательно составляет письменную расписку, в которой отражается факт выдачи документа, а также обязательство вернуть его строго до установленного срока. Документ составляется в 2 экземплярах, а когда книжка будет возвращена работодателю, обе расписки уничтожаются.

Таким образом, в случае заявление на выдачу пишется в соответствии с тем образцом, который утвержден в компании. Важно проконтролировать, чтобы все отметки стояли на документе, особенно в тех случаях, когда речь идет о предоставлении его в банк.

Правила написания заявления

Написание заявления на выдачу копии трудовой книжки по образцу необязательно — оно составляется по общим правилам делопроизводства. Документ содержит следующие атрибуты:

  • должность руководителя предприятия и название фирмы,
  • Ф. И. О. директора,
  • слово «заявление»,
  • просьбу предоставить копию трудовой книжки,
  • дату написания заявления,
  • подпись сотрудника и ее расшифровку.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки можно посмотреть по следующей ссылке: Заявление на копию трудовой книжки - образец.

В заявлении на выдачу копии трудовой книжки можно указать орган, который затребовал копию (например, городская администрация), и/или цель, для реализации которой она требуется (например, получение субсидии). Данная информация не является обязательной и указывается только по желанию сотрудника.

Составленный документ передается в организацию (в канцелярию / отдел кадров и т. п.). При этом желательно составлять заявление в 2 экземплярах, чтобы на одном из них уполномоченное лицо предприятия поставило входящий номер и дату получения заявления.

Правила оформления и выдачи копии книжки

Обязанность работодателя выдавать сотруднику по его требованию копию трудовой книжки вытекает из ст. 62 Трудового кодекса РФ (обязанность по выдаче копий документов, связанных с работой).

В некоторых случаях от физлица может требоваться не копия книжки, а выписка из последней. Подробнее о выписке читайте в нашей статье «Заполнение выписки из трудовой книжки - образец».

Копия трудовой книжки должна быть выдана сотруднику в течение 3 рабочих дней, отсчитываемых с момента подачи заявления. Денежные средства при этом не взимаются. Копия должна быть надлежащим образом заверена.

В соответствии с п. 5 26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка включает в себя:

  • слово «верно»,
  • должность лица, уполномоченного на заверку копии,
  • подпись уполномоченного лица и ее расшифровку,
  • день заверки копии.

Отметка о верности копии ставится на каждой странице. Под последней записью в трудовой книжке делается запись о том, что сотрудник продолжает работать в данной организации. Отметка и запись удостоверяется печатью предприятия, если ее наличие предусмотрено уставом юрлица. При заверении копии может применяться штамп.

Также указанный выше ГОСТ обязывает делать надпись о месте хранения оригинала книжки.

Ответственность работодателя за нарушение указанных правил

За невыдачу запрошенной копии книжки или нарушение 3-дневного срока на ее предоставление сотруднику работодатель и его уполномоченные должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях:

  • юрлицу грозит штраф 30–50 тыс. руб.,
  • уполномоченным лицам — 1–5 тыс. руб.

При совершении аналогичного правонарушения, т. е. совершении данного нарушения повторно (см. п. 17 постановления ВС РФ от 24.03.2005 № 5), указанным лицам грозит более суровое наказание:

  • 50–70 тыс. руб. для предприятия,
  • 10–20 тыс. руб. или дисквалификация на 1–3 года для уполномоченных лиц.

Таким образом, заявление на копию трудовой книжки пишется по общим правилам. В нем указывается должность и Ф. И. О. уполномоченного лица, просьба о выдаче копии. На документе проставляется подпись сотрудника, указывается ее расшифровка, ставится дата составления документа. С момента получения заявления у работодателя есть 3 рабочих дня на изготовление и выдачу запрошенной копии.

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

Как составить заявление на выдачу копии трудовой книжки?

Порядок ведения данного документа подробно разобран на следующем видео: В каких случаях может потребоваться выдача? О том, можно ли заводить две трудовые книжки одновременно, читайте здесь.

Как правильно составить заявление? адресат документа (руководитель предприятия, должностное лицо, уполномоченное принимать кадровые решения), должность и основные данные заявителя (ФИО), название документа, дата написания, подпись заявителя.

Этот порядок следует из норм статей 65, 66, 84.1 ТК РФ.

Факт увольнения работника связан с обязанностью работодателя осуществить возврат трудовой книжки, заполненной надлежащим образом. Для получения от своего работодателя заверенной информации о содержании рассматриваемого документа работник должен написать заявление о получении копии трудовой книжки.

Скачать образец заявления о выдаче копии трудовой книжки Вывод таков: получить заверенные сведения из трудовой книжки работающий гражданин может только в результате обращения к своему работодателю (или к представителю нанимателя, если гражданин является служащим) с заявлением: «прошу выдать копию книжки».

Заявление на выдачу копии трудовой книжки образец 79 фз

Оригинал трудовой книжки необходим работнику для оформления пенсии.

В ТК РФ законодатель предусмотрел ограниченные сроки пользования ею. У работника есть 3 рабочих дня, чтобы воспользоваться трудовой книжкой.

Затем ее необходимо вернуть работодателю. Основания для продления данного периода не установлены. В большинстве случаев работнику нужен не оригинал, а выписка из трудовой книжки.

Составление заявления

Унифицированного, единого для всех образца заявления на выдачу копию трудовой книжки нет, так что работник может писать его в свободном виде или по форме, разработанной на предприятии. Заявления обязательно должно включать в себя ряд обязательных сведений:

  • данные о компании, в которой трудится человек,
  • должность и ФИО сотрудника, на имя которого оно пишется,
  • просьбу о выдаче копии,
  • дату,
  • подпись составителя.

При желании можно указать и причину, по которой потребовалась копия, а также инстанцию, в которую требуется предъявление документа, но если такого желания нет, то, по закону работник не обязан это писать.

Оформление заявления

Документ можно писать на стандартном чистом листе формата А4, как от руки, так и на компьютере. Главное условие: наличие оригинала подписи заявителя.

Заявление необходимо составлять в двух экземплярах,

  • один из которых заявитель должен зарегистрировать либо в отделе кадров или у секретаря организации и оставить у себя,
  • второй передать представителю работодателя.

Срок рассмотрения заявления

По закону, данное заявление должно рассматриваться не больше трех дней. При этом, работник может указать и более короткий срок, но в этом случае дата выдачи копии будет зависеть только от расторопности работодателя – закон не обязывает его строго следовать требованию сотрудника по периоду выдачи копии трудовой книжки. При особо острой необходимости, в заявлении следует указать достаточно вескую и уважительную причину с приложением подтверждающих документов.

Имеет ли право работодатель отказать в выдаче копии

Если сотруднику требуется какая-либо информация из трудовой книжки, оформленная в виде выписки или копии, работодатель не вправе отказать ему в этой просьбе.

По закону, трудовая книжка — собственность работника, которая на период действия трудового договора храниться у работодателя. Если не выдать выписку или копию, то это станет нарушением прав работника, по факту которого он имеет право пожаловаться в трудовую инспекцию, которая, в свою очередь, вынесет предписание к устранению нарушения и подвергнет работодателя административному наказанию.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

С точки зрения делопроизводства, данное заявление имеет вполне обычную структуру.

  1. В начале документа слева или справа (это не имеет значения) указывается адресат:
    • полное наименование организации с указанием ее правового статуса (ИП, ОАО, ООО, ЗАО),
    • должность,
    • фамилия-имя-отчество руководителя (или иного лица, ответственного за выдачу копий трудовых книжек).
  2. Далее вписывается должность и фамилия-имя-отчество заявителя.
  3. Ниже пишется дата составления заявления и населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма.
  4. После этого посередине строки указывается слово «заявление» и ставиться точка.
  5. Далее идет собственно текст просьбы о выдаче копии трудовой книжки. Здесь можно (но не обязательно) указать причину и сослаться на букву закона, который однозначно говорит о праве работника получать копии своих личных документов от работодателя.
  6. В завершение документ нужно подписать и расшифровать подпись.

Смотрите видео: 13. 02. 15г. Подала зам. директору ОШ 9 заявление на получение копии трудовой книжки. (none 2019).