Ответы на вопросы от Юриста

Можно ли списать бензин без путевого листа

Для того чтобы затраты на ГСМ можно было признать в налоговых расходах, недостаточно одного факта приобретения топ­лива. Как показывает практика, налоговые органы требуют наличия путевых листов. Насколько правомерен такой подход контролирующих органов? Давайте разбираться.

По общему правилу для целей налогообложения прибыли расходы признаются, если они документально подтверждены и экономически обоснованы (ст. 252 НК РФ). При этом подтверждающими являются документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ.

Требования к первичке

Требования к первичным документам содержатся в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). Согласно п. 4 ст. 9 этого закона руководству компании разрешается самостоятельно утверждать любые формы первичных документов с соблюдением одного условия — документы должны содержать обязательные реквизиты:

  • наименование документа,
  • дату его составления,
  • наименование экономического субъекта, составившего документ,
  • содержание факта хозяйственной жизни,
  • величину натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения,
  • наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления, или наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события,
  • подписи названных выше лиц с указанием их фамилий и инициалов или иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Напомним, что до вступления в силу Закона № 402-ФЗ компании обязаны были использовать унифицированные формы первичных документов, содержащиеся в соответствующих альбомах. В них содержалась и форма путевого листа. Но сейчас, как видите, законодательство о бухгалтерском учете не содержит такого жесткого требования.

Таким образом, исходя из норм законодательства, затраты на ГСМ, израсходованные в производственных целях, можно подтвердить документом, форму которого компания разработала
и утвердила самостоятельно. Из такой первички должно четко прослеживаться, когда была совершена поездка в служебных целях, а также содержаться данные о пробеге автомобиля и об объеме затраченного топлива.

Какая форма подойдет?

Как мы уже сказали, разработка форм первичной документации сейчас отдана на откуп компаниям. В то же время, как разъясняют специалисты Минфина России, обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700).

Обязательные реквизиты путевого лис­та, а также порядок его заполнения содержатся в приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее — Приказ № 152). Так, согласно п. 3 названного документа в путевом листе должна содержаться следующая информация:

  • наименование и номер путевого листа,
  • сведения о сроке действия путевого листа,
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства,
  • сведения о транспортном средстве,
  • сведения о водителе.

Обратите внимание: в Приказе № 152 сказано, что обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. То есть получается, что данная форма путевого листа распространяется на все организации, а не только на те, которые занимаются исключительно автоперевозками.

В то же время данный приказ был разработан во исполнение ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Этот закон регулирует правоотношения в области предпринимательской деятельности, связанной с перевозкой пассажиров, багажа и грузов. Таким образом, строго говоря, Приказ № 152 предназначен для автотранс­портных компаний, осуществляющих названную деятельность.

В связи с неопределенностью применения данного документа возникает вопрос: могут ли организации (не автоперевозчики) не составлять путевой лист или составлять, но без утвержденных Приказом № 152 реквизитов?

Данный вопрос стал предметом рассмот­рения Верховного суда (Определение ВС РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529 по делу № А33-12312/2013). Отметим, что спор возник не с налоговой инспекцией, а с отделом ГИБДД. Но выводы, содержащиеся в судебном решении, интересны и с точки зрения налогообложения.

Компания осуществляла эксплуатацию легковых и грузовых автомобилей для перевозки сотрудников и грузов. В связи с тем что в этом случае сотрудники компании являются участниками дорожного движения, то, по мнению суда, организация обязана соблюдать порядок заполнения путевых листов, в том числе включать в них обязательные реквизиты. Осуществление юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями перевозок для собственных нужд не исключает обязаннос­ти по соблюдению правил обеспечения безопасности перевозок автомобильным транспортом. Таким образом, Верховный суд распространил требования по составлению путевого листа, предусмотренные Приказом № 152, на всех юридических лиц, включая тех, которые не занимаются предпринимательской деятельностью по перевозке пассажиров и грузов.

Отметим, что налоговики, так же как сотрудники ГИБДД, уверены в том, что наличие путевого листа необходимо. Налоговые органы на местах видят в путевом листе единственный документ, который может подтвердить расходы на приобретение ГСМ. Если же такой документ отсутствует, то расходы на покупку топ­лива налоговые органы исключают из налоговой базы при расчете налога на прибыль.

Однако при рассмотрении налоговых споров суды занимают позицию налогоплательщиков (постановление ФАС Московского округа от 25.10.2012 № А40-13623/12-75-66 (Определением ВАС РФ от 21.02.2013 № ВАС-1181/13 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).

В нем арбитры отметили следующее. Организация не осуществляла перевозку пассажиров на основании договора перевозки пассажиров или договора фрахтования транспортного средства для перевозки пассажиров. В связи с этим довод налогового органа о том, что с изданием Приказа № 152 для компании стало обязательно использование путевого листа, является ошибочным. Отметим, что аналогичные выводы содержатся в постановлении все того же Московского округа от 19.12.2008 № КА-А40/11889-08.

На наш взгляд, чтобы избежать проб­лем с признанием расходов на ГСМ для целей налогообложения прибыли, организации все же лучше иметь на руках путевой лист. Ведь содержащаяся в них информация поможет подтвердить обос­нованность произведенных расходов на приобретение ГСМ. При этом рекомендуем в форму путевого листа включить и обязательные реквизиты, предусмот­ренные Приказом № 152. Именно такой точки зрения придерживается и Минфин России. В своих разъяснениях контролирующие органы указывают, что для целей налогообложения прибыли расходы на приобретение ГСМ может подтвердить самостоятельно разработанный компанией путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, предусмот­ренные Приказом № 152. Такая позиция высказана в письме Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161.

Камни преткновения

К сожалению, даже наличие у компании путевых листов, оформленных по правилам Приказа № 152, не может дать стопроцентную гарантию того, что споров с налоговыми органами о правомернос­ти признания расходов на ГСМ не возникнет. Дело в том, что налоговые органы, преследуя фискальные интересы, находят изъяны в оформлении путевых листов и уже на этом основании снимают расходы. Приведем два примера.

Нет маршрута — скажи расходам «до свидания»

Ни Закон № 402-ФЗ, ни Приказ № 152 не включают в состав обязательных реквизитов путевого листа информацию о маршруте транспортного средства. Однако налоговики считают, что отсутствие в путевом листе данных о пройденном маршруте является достаточным основанием для признания понесенных расходов на приобретение ГСМ необос­нованными.

Совсем недавно этот вопрос рассмат­ривался в суде (постановление АС Поволжского округа от 24.04.2015 № А55-20840/2014). Расскажем суть дела.

Компании принадлежит автомобиль «Лексус», на котором ездит генеральный директор. Ему выписывались путевые листы, однако маршрут следования там не указывался. Вместо этого генеральный директор составлял отчеты о своих поездках.

Налоговики посчитали, что путевые лис­ты без указания маршрута следования указывают на то, что автомобиль не использовался в производственной дея­тельности организации. Отчеты генерального директора налоговики не стали даже рассматривать. Зато их рассмотрели в суде. Арбитры указали следующее.

Согласно уже упомянутому нами письму Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, перечисленные в Приказе № 152, является одним из документов, подтверждающих расходы на ГСМ. Следовательно, для признания спорных расходов достаточно того, что в путевом листе указаны лишь наименование документа, его номер и срок действия, сведения о собственнике или владельце транспортного средства, водителе и самом транспортном средстве. Что касается маршрута следования транспортного средства, то его могут подтвердить иные первичные документы. В данном случае заявителем были представлены отчеты генерального директора.

Отсутствие в путевых листах информации о маршрутах следования не дает оснований считать, что фактически организация использовала автомобиль не для служебных целей, так как эта информация среди обязательных реквизитов путевого листа в Приказе № 152 не упоминается.

С аналогичными требованиями проверяющих столкнулась компания, чье дело рассмотрено в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 01.02.2011 № А33-13602/2008. Налоговики также посчитали, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования автомобиля с указанием наименования организации и ее адреса не поз­воляют судить о факте использования автомобиля в служебных целях, в связи с чем такие путевые листы не могут являться подтверждением расходов на приобретение ГСМ.

В ходе судебного разбирательства суды установили, что представленные организацией путевые листы содержат все обязательные реквизиты, а также информацию, подтверждающую факт расходования ГСМ. Арбитры указали, что такое составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ и не препятствует осуществлению налогового контроля за производственным характером использования автомобиля.

Суды пришли к выводу, что в действующем законодательстве отсутствуют нормативные определения понятий «место отправления» и «мес­то назначения». Согласно п. 7 ст. 3 НК РФ все неустранимые сомнения,
противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах толкуются в пользу налогоплательщика. Поэтому, руководствуясь названной нормой Кодекса, арбитры отклонили довод налоговой инспекции о документальном неподтверждении расходов по приобретению ГСМ, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.

Срок действия путевого листа

Согласно п. 10 Порядка заполнения путевых листов, утвержденного Приказом № 152, данный документ оформляется или на один день, или на срок, не превышающий одного месяца. Как видите, установление конкретного срока действия путевого листа дано на откуп организациям.

Специалисты финансового ведомства неоднократно подтверждали, что организация имеет право выписывать путевые листы на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца (см., например, письмо Минфина России 30.11.2012 № 03-03-07/51). Более того, есть разъяснения финансис­тов, в которых они не против путевых листов, составленных на квартал. Так, в письме Минфина России от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77 сказано, что если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ, то путевой лист, составленный с такой периодичностью с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение указанных материалов, может подтверждать расходы налогоплательщика на приобретение ГСМ. При этом ведомство указывает, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованнос­ти произведенного расхода (письмо Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327).

Однако анализ арбитражный практики показывает, что налоговые органы не всегда соглашаются с вышеприведенной позицией Минфина России. Примером может служить постановление ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282. В этом деле налоговиков помимо прочего не устроил тот факт, что компания составляла путевые листы раз в один (два) месяца. Суды, принимая сторону налогоплательщика, фактически процитировали позицию финансового ведомства и отметили, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованнос­ти произведенного расхода.

К аналогичным выводам арбитры приходили и ранее (постановления ФАС Уральского округа от 09.12.2008 № А60-5889/08, Центрального округа от 04.04.2008 № А09-3658/07-29, Поволжского округа от 24.10.2006 № А12-8443/06-С61).

Путевой лист и личная собственность

Согласно ст. 188 Трудового кодекса при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается соответствующая компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием этого имущества. Таким образом, работник может для служебных поездок использовать собственный автомобиль, а компания будет компенсировать ему расходы.

В письме от 27.06.2013 № 03-04-05/24421 специалисты финансового ведомства указали, что для целей налогообложения прибыли размер возмещения расходов должен подтверждаться:

  • документами, свидетельствующими о принадлежности автомобиля работнику на праве личной собственности,
  • расчетами сумм компенсаций,
  • документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя (путевыми листами),
  • документами, подтверждающими суммы произведенных расходов.

Таким образом, чиновники полагают, что без путевого листа сумма полученной работником компенсации за использование личного транспорта подлежит обложению НДФЛ, а сама сумма компенсации не учитывается в налоговых расходах (см., например, письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406).

Что касается судебной практики по данному вопросу, то она неоднозначна. Так, некоторые арбитры соглашаются с налоговыми органами и признают правомерным исключение из состава расходов сумм компенсаций, выплачиваемых работникам за использование личных транспортных средств в служебных целях, если компания не оформляла путевые листы. При этом арбитры указывают, что для целей налогообложения прибыли расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих
обоснованность пробега. Такой вывод содержится в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 № А66-7112/2005.

В то же время в судебной практике есть решения и в пользу налогоплательщиков. В постановлениях ФАС Центрального округа от 10.04.2006 № А48-6436/05-8 и от 25.05.2009 № А62-5333/2008 арбитры встали на сторону компаний. В этих решениях суды признали правомерным учет расходов на рассматриваемые компенсации даже в том случае, когда организация не оформляла путевые листы. Аргумент: выписывать путевой лист работнику, использующему личный автотранспорт в служебных целях и не являющемуся водителем, компания не обязана.

Как списать бензин без путевого листа

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие). Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. Инструкция по бюджетному учету, утв.

Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н. Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 N 78

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»

ГСМ следует относить к части материально-производственных запасов, а значит, их учет производится по фактической стоимости (раздел II ПБУ 5/01).

Списание ГСМ по путевым листам

Учёт движения горюче-смазочных материалов напрямую связан с путевыми листами, при этом под ГСМ понимают:

  1. масла и смазки,
  2. топливо различных видов, например, дизель, бензин, газ,
  3. различные присадки и добавки, например, охлаждающие и тормозные.

Что же касается самого порядка списания, то он состоит в составлении соответствующего акта представителями специально созданной для этого комиссии в количестве не менее трёх человек.

Так, производить расчет для легкового автомобиля можно по формуле:

  1. D – поправочный коэффициент в процентах.
  2. H – базовая норма расхода топлива, определяющаяся в виде пробега автомобиля в литрах на 100 километров,
  3. S – общий пробег транспорта в течение рабочей смены в километрах,

Автомобиль использовался для сбыта готовой продукции в зимний период.

По каким путевым листам и чекам больше нельзя списать бензин

Инспекторы хотят видеть такие данные о маршруте, чтобы по ним можно было точно определить путь и цель поездки.

Что не так. Отметка о медосмотре водителя — обязательный реквизит путевого листа.

Но если это единственный недостаток в документе, маловероятно, что налоговики снимут расходы только из-за этого.

Что не так. Налоговики могут придраться к путевому листу, если заметят, что в нем нет нового обязательного реквизита — отметки о техосмотре машины.

Как списывать ГСМ без путевых листов?

Залитое на заправочных станциях в бак количество ГСМ подтверждают документы на его покупку, и они же служат основанием для оприходования горючего на склад.

  1. документ, подтверждающий объем выполненной авто работы,
  2. утвержденные для применения при выполнении этой работы нормы списания ГСМ.

Установление норм списания преследует как минимум 2 цели:

    осуществление контроля над расходованием горючего.

Можно ли принять расходы на бензин без путевого листа

И простая письменная форма доверенности тут явно не прокатит — нужна нотариальная.

ДОГОВОР АРЕНДЫ № 07/2013 АВТОТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА БЕЗ ЭКИПАЖА Периодически оказываем услуги по грузоперевозкам.

Клиент присылает нам заявку на перевозку его груза покупателю. Выставляем Счет на…. Договор аренды автомобиля между организацией и директором Генеральный директор организации использует личный легковой автомобиль в служебных целях ежедневно.

Отметка о медосмотре водителя — обязательный реквизит путевого листа.

Но если это единственный недостаток в документе, маловероятно, что налоговики снимут расходы только из-за этого. Путевой лист без техосмотра Какие могут быть путевые листы у тракторов и комбаинов обычные путевые листы комбайнеров и трактористов.

А4 формата, большие такие. топливо покупается оптом два раза в год, перед посевом и уборкой ага, только учет топлива никто не отменял.

Учет расходов на ГСМ

К горюче-смазочным материалам (далее – ГСМ) относятся: — топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), — смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), — специальные жидкости (тормозные и охлаждающие). Организация, имеющая в собственности, аренде или безвозмездном пользовании автомобили и использующая их в своей деятельности для извлечения доходов, может отнести на себестоимость расходы по ГСМ.

Но не все так просто, как кажется.

Собственно, эти нормы и используются как экономически обоснованные для целей бухгалтерского учета для списания ГСМ и для целей налогообложения при исчислении налога на прибыль.

Поэтому организации нужно быть готовым обосновать причины отклонений применяемых ею норм дл списания ГСМ на расходы от утвержденных Минтрансом России.

Можно ли списывать гсм без путевых

  1. 26 «Общехозяйственные расходы»,
  2. 20 «Основное производство»,
  3. 44 «Расходы на продажу».

При этом бухгалтер, отражая приносящую прибыль производственную функцию должен заполнить:

  1. кредит счета 2 105 03 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов».
  2. дебет счета 2 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции либо выполненных работ, оказанных услуг,

Он входит в число первичных документов.

В нем указывается маршрут, его общий километраж, объем топлива на начало рабочего дня и на его конец. Как правило, списывается разница в объемах топлива по его фактической себестоимости.

Затраты должны быть обоснованными и не превышать установленные нормы потребления топлива.

Можно ли списать бензин без путевого листа

Можно ли списывать без путевых листов Помимо списания по путевым листам существует ряд способов, наиболее распространенными из которых являются:

  1. учет по лимитам,
  2. компенсация расходов.

Обобщенная сумма денежных средств не должна превысить установленную по лимиту норму.

Данная система оправдала себя при одинаковом маршруте автотранспорта, повторяющегося каждый день. Если образовывается перерасход ГСМ, то материальный бухгалтер составляет официальные бумаги, по которым находится сумма превышения. Она списывается в установленном порядке.

Правила, применяемые при учете ГСМ

Для целей всех видов учета (складского, бухгалтерского, налогового, управленческого) горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются обычными товарно-материальными ценностями, подчиняющимися общепринятым правилам. То есть при приобретении они должны быть оприходованы, а при расходе списаны из учета. Но объем оприходования и списания должен подтверждаться документами, т. е. быть обоснованным.

Особенностью приобретения ГСМ является то, что фактически они редко попадают на территорию лица, их использующего, поскольку чаще всего заправка автотранспорта осуществляется на специализированных заправочных станциях, находящихся вне этой территории, и горючее сразу оказывается отпущенным в применение. Но это не означает, что весь приобретенный объем за конкретный период будет использован и его можно учесть как расход. Связано это с тем, что на момент заправки в баке авто еще, как правило, имеется некоторый остаток неиспользованного топлива и на конец периода, за который требуется определить расход, там тоже присутствует какое-то количество неизрасходованного горючего.

Таким образом, объем использованных конкретным автомобилем за период ГСМ нужно рассчитать. Он должен определяться с учетом имеющегося на начало этого периода остатка горючего в баке, залитого туда в течение периода количества топлива и остатка, имеющегося в баке на конец периода.

Залитое на заправочных станциях в бак количество ГСМ подтверждают документы на его покупку, и они же служат основанием для оприходования горючего на склад. Такими документами являются:

  • Акт об объеме и стоимости выданного топлива, отчет о произведенных с ним операциях, если приобретение осуществляется с использованием топливной карты. Эти документы по окончании месяца вместе со счетом-фактурой выдает поставщик, у которого приобретены топливные карты.
  • Кассовый чек, если оплата делается наличными. Они прилагаются к авансовому отчету, составляемому водителем, который купил горючее.

Само оприходование осуществляется в обычном порядке с оформлением приходного ордера, который может иметь форму М-4, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а.

Как обосновывается расход топлива?

Для определения учитываемого расхода горючего потребуются:

  • документ, подтверждающий объем выполненной авто работы,
  • утвержденные для применения при выполнении этой работы нормы списания ГСМ.

Установление норм списания преследует как минимум 2 цели:

  • обоснование количества топлива, относимого в расходы, принимаемые для целей налогообложения,
  • осуществление контроля над расходованием горючего.

Нормы расхода могут разрабатываться своими силами или соответствовать утвержденным распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Но в любом случае их выбор для применения надо утвердить распоряжением руководителя юрлица или ИП.

Устанавливаются нормы с учетом особенностей функций, выполняемых транспортом каждого вида (легковой, автобус, грузовой, самосвал, специализированный), причем для каждого из этих видов действует своя формула расчета и может применяться свой набор корректирующих коэффициентов, позволяющих увеличить норму списания.

Расчет объема списываемого топлива выполняется по каждой единице авто отдельно. Данные по этому расчету сводятся в единую таблицу. Чтобы можно было получить в ней общий объем списания по ГСМ определенного вида, сведения по транспорту, работающему на нем, компонуются вместе.

Основной документ, подтверждающий объем списания

Наиболее часто для обоснования объема выполненной работы используется такой документ, как путевой лист, оформляемый на каждую единицу автотранспорта. Автотранспортные предприятия оформляют его, как правило, ежедневно.

Существует несколько типовых форм путевого листа, утвержденных Госкомстатом РФ (постановление от 28.11.1997 № 78), которые также различаются в зависимости от вида авто (легковой, грузовой, автомобили специального назначения, автобусы). Но допускается разработка форм таких документов самостоятельно и оформление путевого листа на несколько дней сразу или даже на месяц (письмо Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51).

В части применения для обоснования объема списываемых ГСМ все варианты путевых листов объединяет несколько моментов. Каждый из них:

  • оформляется на определенное авто,
  • описывает выполняемое им задание,
  • содержит указание на вид используемого топлива,
  • отражает остатки горючего при выезде и возвращении, а также объемы залитого в бак за период действия путевого листа горючего,
  • указывает на фактически выполненный объем работы с разделением его по специфике (пробег без загрузки, с грузом, с работающим оборудованием, время работы спецоборудования при стоянке, вес груза, число ездок, количество и вес прицепов).

Все указанные данные достаточны для того, чтобы, применяя утвержденные нормы расхода, рассчитать количество необходимого для осуществления этой работы топлива, а также сравнить полученные расчетные данные с фактически израсходованным количеством горючего. Поэтому именно этот документ финансовое ведомство считает наиболее подходящим для обоснования выбывающего из учета объема ГСМ и указывает, что его отсутствие приводит к возникновению у физлица, использующего служебный транспорт без путевого листа, облагаемого НДФЛ дохода (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).

Можно ли сделать списание ГСМ без путевого листа?

А можно ли списывать ГСМ без путевых листов? Минфин допускает (письмо от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354), что объем выполненной работы может быть подтвержден и другим способом. Например, данными системы ГЛОНАСС или иных подобных систем, которые позволяют достоверно установить путь, поделанный автомобилем.

Кроме того, не будет обязательным наличие путевого листа, если маршрут строго определен и не допускает отклонений. Например, это может оказаться применимым к оценке расхода горючего для служебной развозки, изо дня в день доставляющей работников к месту работы и обратно по одному и тому же маршруту. Число таких поездок всегда находится под контролем. Соответственно, с учетом однозначной их протяженности и привязки к каждой из них объема топлива в фиксированном размере, рассчитанного по нормам, общий объем списания тоже будет обоснован.

Таким образом, определенные варианты, позволяющие не применять путевой лист для обоснования количества списываемого горючего все-таки есть, но их не так много. И объясняться по ним с проверяющими придется наверняка. А вот в ситуации, когда путевой лист оформлен, лишних вопросов при проверках можно избежать.

О том, влияет ли объем расходуемых ГСМ на величину компенсации за использование сотрудником личного автотранспорта, читайте здесь.

ГСМ представляют собой разновидность товарно-материальных ценностей, к которым применяются обычные правила учета ТМЦ: их надлежит сначала оприходовать, а затем списать, обосновав объем списания. Осложняет ведение учета топлива то, что оно, как правило, приобретается вне места дислокации владельца транспорта (юрлица или ИП), сразу поступая в бак работающего авто, и должно учитываться применительно к каждой единице авто.

Обоснованным объем списания оказывается тогда, когда количество израсходованных ГСМ определено применительно к характеру выполненной авто работы по соответствующим этой работе нормам расхода топлива. Нормы расхода разрабатываются владельцем самостоятельно или берутся из рекомендованных Минтрансом. А единственным документом, способным подтвердить объем сделанной авто работы, Минфин России считает путевой лист. И его оформление является предпочтительным несмотря на то, что в определенных случаях этот объем может быть подтвержден и иным способом.

Нормы законодательства

Если при списании топлива возникают затруднения, можно обратиться к следующим нормам законодательства:

  1. Распоряжение Минтранса РФ от 14.06.2008 №АМ-23-р ввело рекомендации по нормированию расхода ГСМ.
  2. Приказ Минфина РФ от 06.12.2010 №162н утверждает план счетов бюджетного учета и содержит разъяснения по его применению.
  3. Статья 252 НК РФ указывает, что расходы могут учитываться при налогообложении, если они подтверждены и обусловлены производственной необходимостью.
  4. Статья 264 НК РФ подтверждает, что расходы на все виды ГСМ могут учитываться при расчете налога на прибыль.
  5. Ч. 4 ст. 9 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет перечень необходимых документов для списания ГСМ.
  6. Требования к оформлению путевого листа уточняются в Письме Минфина РФ от 06.03.2013 №03-03-06/1/6700.
  7. Для уточнения перечня обязательных реквизитов первичных документов можно обратиться к Приказу Минтранса России №152.
  8. В Письме Минфина РФ от 16.06.2011 №03-03-06/1/354 указывается, что для обоснования затрат на ГСМ могут применяться распечатки данных из электронных систем контроля.
  9. Объяснения, с какой регулярностью надлежит составлять документы, чтобы они могли быть использованы в качестве подтверждающих, содержатся в Письме Минфина РФ от 16.03.2006 №03-03-04/2/77.
  10. К Письму Минфина от 03.08.2010 №03-07-11/335 можно обратиться при проблемах с вычетом НДС.
  11. Постановление Правительства РФ №745 и Письмо УФНС №20-12/29007 могут быть полезны при вопросах об обосновании затрат на топливо.

Стоит пояснить, что нормы, имеющие отношение к списанию материально-производственных запасов, весьма многочисленны. Приведенный перечень не является исчерпывающим.

Основной подтверждающий документ

Данные электронных систем контроля и путевые листы могут являться основным подтверждением целевого расходования топлива. В них должна быть информация, по которой можно определить количество и назначение израсходованного топлива.

Но для включения расходов на ГСМ в налогооблагаемую базу необходимо должным образом подтвердить и расходы на их приобретение. При наличном расчете для этого может служить кассовый чек АЗС. В ситуации, когда бензин приобретается по талонам, эту функцию выполняют их корешки.

Вычет по НДС

Подтверждающих документов, перечисленных выше, достаточно для включения затрат на бензин в расходы, но не для вычета по НДС.

Чтобы включить НДС в расходы при определении налога на прибыль, необходим счет-фактура. Покупая ГСМ в розницу, получить счет-фактуру проблематично.

Как списывать топливо путевыми листами

При составлении акта надлежит указать, какие путевые листы были рассмотрены. Законы не обязывают фиксировать в этих документах расход топлива, но в числе необходимых реквизитов есть данные спидометра ТС. Используя эту информацию и нормы расхода ГСМ для конкретного автомобиля, можно вычислить расход бензина.

Обращение к нормам Минтранса не потребуется, если в путевые листы заносятся данные о выданном и израсходованном горючем. В данном случае расчеты на порядок проще. Это следует учитывать при разработке формы путевых листов для предприятия.

Смотрите видео: Списание ГСМ в 1С : пошаговая инструкция (none 2019).