Ответы на вопросы от Юриста

Доверенность для кадровых работников

Что какой-либо документ компании имел юридическую силу, его должен подписать руководитель. Однако, иногда руководитель в силу определенных обстоятельств сделать это не может. В таком случае он может оформить доверенность на подписание кадровых документов на одного из своих сотрудников. В статье рассмотрим, что собой представляет доверенность, порядок правильного ее оформления, а также срок действия.

Оформление кадровых документов

На протяжении хозяйственной деятельности компании постоянно возникает потребность в оформлении тех или иных документов. Практически любые действия сопровождаются документальным оформлением, например, прием нового сотрудника на работу, либо увольнение работника, выплата заработной платы, направление в командировку, оформление больничного или отпуска. Каждое из этих действий должно быть задокументировано с целью обеспечения безопасности как работника, так и работодателя. Кроме того, правильное составление документов позволит избежать ответственности, предусмотренной законодательством.

Важно! Без подписи руководителя компании или иного ответственного лица документ не имеет юридическую силу и не является действительным. Такой документ не может быть реализован, так как по своей сути он представляет собой обычную бумагу.

Когда нужна доверенность

Для того, чтобы иные сотрудники могли подписывать кадровые документы за руководителя, необходимо соблюдение следующих условий:

  • в уставных документах компании должно указываться, что при отсутствии руководителя, его заместитель, либо уполномоченное лицо вправе подписывать кадровые документы,
  • наличие доверенности на подписание кадровых документов, составленной руководителем компании на имя заместителя, либо иного уполномоченного лица.

Важно! Доверенность представляет собой подтверждение того, что одно лицо уполномочивает другое на подписание документов с целью представительства перед третьим лицом. В определенных случаях доверенность требует нотариального заверения.

Как оформить доверенность на подписание кадровых документов

Доверенность на подписание кадровых документов может быть оформлена внутри компании. Срок действия такого документа не должен превышать 3 года. Если в доверенности срок действия не указан, то считается, что действительна она в течение 1 года с момента оформления.

После того, как на определенное лицо была оформлена доверенность, он получает право подписывать определенные документы с указанием своей должности, а также основанием для подписания документов. Если право подписи руководитель компании передает своему заместителю, то это в обязательном порядке указывается в нормативных документах. В противном случае, наличие одной доверенности не будет достаточным для передачи права подписи и для того, чтобы подписанные документы имели юридическую силу.

Передать право подписи кадровых документов по доверенности руководитель может не только своему заместителю, но и иному уполномоченному сотруднику. Но прежде должны быть соблюдены определенные процедуры, предусмотренные Трудовым кодексом РФ. К ним относят следующее:

  1. Заключить допсоглашение к действующему трудовому договору сотрудника.
  2. Издать приказ.
  3. Получить письменное согласие сотрудника на осуществление дополнительных трудовых обязанностей.

Важно! В соглашении указываются сроки и объем работ, ее содержание, а также размер оплаты за выполнение дополнительной работы.

Образец доверенности на подписание кадровых документов

При составлении доверенности на подписание кадровых документов, указать следует следующее:

  • наименование компании, ее юридический адрес и иные данные,
  • наименование документа (Доверенность),
  • информация о лице, передающем доверенность, а также лице, получающим доверенность (с указанием паспортных данных),
  • указание перечня документов, которые доверенное лицо сможет подписывать,
  • подпись руководителя и подпись лица, получившего доверенность.

Когда доверенность прекращает свое действие

В определенных случаях доверенность прекращает свое действие. Среди таких случаев выделяют следующие:

  • неспособность лица, на которого составлена доверенность, выполнять возложенные на него функции (например, смерть доверенного лица, увольнение доверенного лица, утрата его трудоспособности и др. случаи),
  • отказ доверенного лица выступать представителем организации,
  • руководителем было принято решение о прекращении полномочий доверенного лица,
  • организация как юрлицо прекратило свое существование,
  • в случае реорганизации компании,
  • если окончен срок действия доверенности.

Важно! В случае наступления одного из указанных событий, доверенность прекращает свое действие, а лицо, наделенное на выполнение определенных функций, больше не имеет право ею пользоваться и подписывать документы за руководителя.

Образец доверенности о подписании кадровой документации

Подробнее о подписи кадровых документов читайте здесь: Ко всему прочему, кадровая документация распространяется и на более важные документы, такие как трудовые договоры или документы на увольнение. Что делать в таком случае, чтобы документ был подписан, и не было проблем с сотрудниками? В данном случае следует соблюдать следующие условия:

  • необходимо, чтобы в уставных внутренних документах организации было указано, что в случае отсутствия руководителя, заместитель или уполномоченное лицо может подписывать кадровые документы,
  • наличие доверенности от имени руководителя организации на имя заместителя или любого другого уполномоченного лица на подписание кадровой документации.

Итак, для того, чтобы понять, как оформить доверенность на подпись другому лицу, для начала, надо понять что такое доверенность вообще.

Доверенность на подпись кадровых документов

Доверенность на подпись кадровых документов

Источник: журнал «Главбух» Действовать от имени компании без доверенности может только руководитель Остальные же работники получают право представлять интересы компании только после оформления официального документа. Форма доверенности Полномочия представителя можно прописать в договоре и отдельную доверенность на сотрудника не оформлять. Такое правило содержит редакция пункта 4 статьи 185 Гражданского кодекса РФ.
Несомненно, это удобный вариант, но больше для сделок между физиками, когда наверняка известно, что в будущем представитель не поменяется. Компаниям данный вариант оформления подходит не всегда. Ведь по одному договору представлять интересы могут разные сотрудники.


Например, уволился один, дела принял другой.

Доверенность для кадровых работников

Яковлева Юрия Павловича, действующего на основании Устава, уполномочивает Адеенко Бориса Александровича, 21 декабря 1972 года рождения, паспорт серия N выдан ОВД , 00 мая 0000 года, код подразделения 000-000, зарегистрированного по адресу: г. Москва, ул., занимающего должность начальника отдела кадров, совершать юридически значимые действия от имени работодателя в рамках выполнения своих должностных обязанностей, а именно: 1. Подписывать кадровые приказы по личному составу. 2. Подписывать приказы, связанные с производственной деятельностью предприятия в части, касающейся персонала.

3. Подписывать дополнительные соглашения к трудовым договорам. 4. Подписывать уведомления об изменениях основных условий трудового договора. 5. Подписывать соглашения между работником и работодателем об изменениях основных условий трудового договора.
6.
Подписывать приказы, связанные с производственной деятельностью предприятия в части, касающейся персонала. 3. Подписывать дополнительные соглашения к трудовым договорам. 4. Подписывать уведомления об изменениях основных условий трудового договора.


5.

Подписывать соглашения между работником и работодателем об изменениях основных условий трудового договора. 6. Подписывать договоры подряда с гражданами Российской Федерации, с иностранными гражданами, прибывшими в Российскую Федерацию в порядке, не требующем получения визы, имеющими право осуществлять трудовую деятельность в Российской Федерации. 7. Подписывать приложения, дополнения, акты выполненных работ к договорам, указанным в п.

6 настоящей доверенности. 8. Заверять записи в трудовых книжках при увольнении работников. Доверенность выдана на срок 1 (один) год. Полномочия по данной доверенности не могут быть переданы третьим лицам.

  • Доверенность выдается в письменном виде (ст.
    185 ГК РФ), для подписания кадровых документов обычно нотариально удостоверенная доверенность не требуется (ч. 1 ст. 185.1 ГК РФ).
  • Доверенность оформляется за подписью руководителя (ч. 4 ст. 185.1 ГК РФ).
  • В доверенности обязательно указывается дата ее составления — без этого она ничтожна. Если не указать в доверенности срок ее действия, то ей можно пользоваться ровно год (ч. 1 ст.

Доверенность N 3 на совершение кадровых действий от имени работодателя

Общество с ограниченной ответственностью "Атолл", зарегистрированное по адресу: г. Москва, тупик Коммунизма, д. 13, в лице генерального директора Яковлева Юрия Павловича, действующего на основании Устава, уполномочивает Адеенко Бориса Александровича, 21 декабря 1972 года рождения, паспорт серия __ N ________ выдан ОВД __________________________________________, 00 мая 0000 года, код подразделения 000-000, зарегистрированного по адресу: г. Москва, ул., занимающего должность начальника отдела кадров, совершать юридически значимые действия от имени работодателя в рамках выполнения своих должностных обязанностей, а именно:

1. Подписывать кадровые приказы по личному составу.

2. Подписывать приказы, связанные с производственной деятельностью предприятия в части, касающейся персонала.

3. Подписывать дополнительные соглашения к трудовым договорам.

4. Подписывать уведомления об изменениях основных условий трудового договора.

5. Подписывать соглашения между работником и работодателем об изменениях основных условий трудового договора.

6. Подписывать договоры подряда с гражданами Российской Федерации, с иностранными гражданами, прибывшими в Российскую Федерацию в порядке, не требующем получения визы, имеющими право осуществлять трудовую деятельность в Российской Федерации.

7. Подписывать приложения, дополнения, акты выполненных работ к договорам, указанным в п. 6 настоящей доверенности.

8. Заверять записи в трудовых книжках при увольнении работников.

Доверенность выдана на срок 1 (один) год. Полномочия по данной доверенности не могут быть переданы третьим лицам.

Подпись Адеенко Бориса Александровича ______________ удостоверяю.

Генеральный директор ООО "Атолл" ___________________ Ю.П. Яковлев

Кому можно доверить подписание кадровых документов?

На практике сложилось, что от имени компании без дополнительного подтверждения полномочий действует ее руководитель. Его полномочия закрепляются в учредительных документах, и все юридически значимые действия, в том числе и проставление подписи на документах, осуществляются без доверенности. Хотя законом предусмотрена возможность назначать сразу несколько лиц, имеющих право выступать от имени компании (п. 1 ст. 53 ГК РФ). Но этой возможностью редко кто пользуется при создании компании. А вносить изменения в учредительные документы позже не всегда удобно, проще выписать доверенность, передав отдельные права выбранному лицу.

С расширением штата объем кадровых документов, подписание которых возложено на руководителя компании, увеличивается в разы. Руководитель же с развитием бизнеса оставляет за собой решение стратегических задач, перекладывая часть своих полномочий на подчиненных. Это касается и документопотока, который направляется в обход руководителя, поэтому право подписи всех или наименее значимой части кадровых документов поручается отдельному сотруднику.

Выбор уполномоченного сотрудника зависит от структуры компании. Если в ней есть отдельное подразделение, занимающееся кадровой работой, то кадровые документы поручают подписывать начальнику этого подразделения. Если же в штате просто предусмотрена отдельная должность, в рамках которой сотрудник занимается кадровой работой, то право подписи выпускаемых им же документов не всегда ему доверяют. Этим вопросом может быть уполномочен заниматься один из замов руководителя.

Прямого запрета на делегирование полномочий по подписанию кадровых документов компании лицом, в ней не работающим, в законодательстве нет. Поэтому допускается, что с лицом будет заключаться, например, договор поручения, и ему будет выдана доверенность на подписание кадровых документов.

Форма и содержание доверенности на подписание кадровых документов

В законодательстве нет каких-либо конкретных требований к форме и содержанию доверенности, посредством которой будут передаваться полномочия на подписание кадровых документов. Поэтому здесь действуют общие нормы, установленные главой 10 ГК РФ. Вот что это за требования:

  • Доверенность выдается в письменном виде (ст. 185 ГК РФ), для подписания кадровых документов обычно нотариально удостоверенная доверенность не требуется (ч. 1 ст. 185.1 ГК РФ).
  • Доверенность оформляется за подписью руководителя (ч. 4 ст. 185.1 ГК РФ).
  • В доверенности обязательно указывается дата ее составления — без этого она ничтожна. Если не указать в доверенности срок ее действия, то ей можно пользоваться ровно год (ч. 1 ст. 186 ГК РФ).
  • В доверенности нужно перечислить все названия документов, подписывать которые сможет уполномоченное лицо.

В компании с большим штатом есть смысл разработать образец доверенности, который можно было бы время от времени корректировать. Его удобно использовать для передачи полномочий по подписанию кадровых документов лицу, занимающему определенную должность.

Нормативная база

Доверенность предназначена для того, чтобы передать свои обязанности другому человеку. Организация в процессе своей деятельности сталкивается с необходимостью заключать сделки, подписывать внутренние документы. Здесь необходимо заранее распределить, кто и в каких случаях имеет право ставить свою подпись.

В подавляющем большинстве случаев оно даётся одному человеку — директору фирмы. На практике это означает, что от имени своей организации этот человек может ставить свою подпись без каких-либо дополнительных разрешений.

Редко встречается, но, тем не менее, является абсолютно законным, когда учредительные бумаги фиксируют, что право представлять фирму в определённых вопросах без какого-либо разрешения или доверенности, даётся другим людям. Однако при этом строго очерчивается сфера деятельности, конкретные ситуации, когда такие полномочия им даны.

В статье 53 Гражданского Кодекса Российской Федерации определено, какие исполнительные органы имеются у данного юридического лица. В частности, здесь сказано, что:

  1. Юридическое лицо реализует свои права и обязанности через деятельность своих органов, которые определяются требованиями законодательства, а также на основе учредительных документов фирмы.
  2. Сведения о том, кто именно входит в такие органы, должны быть указаны в Госреестре юридических лиц.
  3. Устанавливается обязанность упомянутых лиц действовать в интересах предприятия и при этом вести себя добросовестно и разумно.
  4. Отношения между такими лицами и юридическим лицом, которое они представляют, строятся на основе положений ГК РФ.

Правила, которым в обязательном порядке должно соответствовать оформление доверительной бумаги, указаны в статье 185.1 ГК РФ.

Делегирование полномочий подчиненному

По мере развития организации возрастает количество бумаг, которые необходимо визировать от имени организации. Для этого руководитель должен тратить своё время и быть привязанным к своему кабинету. Тем не менее, у него существует обязанность этим заниматься.

Данную проблему можно решить, если передать разрешение на проставление подписи подчинённым: заместителю, начальнику подразделения или уполномоченному для выполнения определённой деятельности сотруднику.

Однако если заниматься передачей данного права, необходимо сделать это в полном соответствии с требованиями законодательства.

На средних и больших предприятиях оформление кадровой документации имеет большой объём. При этом, как правило, работой в данной сфере занимается отдел кадров. Было бы разумно уполномочить руководителя отдела кадров заверять документацию или назначить для проведения оформления отдельного сотрудника.

Интересно, что законодательство не даёт прямого запрета на предоставления данного права сотруднику, не работающему на этой фирме, хотя так поступать не принято.

Такие полномочия можно передать при помощи доверенности. Оформление должно происходить на основании положений ГК РФ.

Процедура передачи полномочий

Процедура передачи полномочий для работы с кадровыми вопросами основана на следующих положениях:

  1. В учредительных документах сказано, кто является исполнительным органом этой фирмы и то, какие полномочия ему при этом даются. Здесь может быть предусмотрено, что данные права и обязанности кроме директора передаются кому-либо из его заместителей.
  2. В них может быть указано, может ли руководитель передавать своё право «визы», и в каких именно случаях.
  3. Если в уставных документах разрешено делегировать полномочия руководителя, или не запрещено это делать, то это оформление будет признано законным.
  4. В уставе предприятия может быть определена рассматриваемая процедура. Если это сделано, то она обязательна для применения в данной ситуации.
  5. В обычной ситуации необходимо оформить приказ, о предоставлении указанных полномочий конкретному сотруднику.
  6. Поскольку деятельность работника должна проходить в рамках, которые очерчены трудовым контрактом, подписанным им при поступлении на работу, в него нужно внести изменения, связанные с его новыми обязанностями. Делается это в виде дополнительного соглашения, которое обязаны подписать обе стороны.
  7. Кроме этого рекомендуется оформить гражданско-правовую доверенность на делегирование права подписи в кадровой сфере. Важно отметить, что она обязательной не является и её отсутствие не отменяет законности передачи рассматриваемых полномочий.

Обычная ситуация имеет место тогда, когда в принципе передача полномочий не запрещена, но никаких конкретных указаний для этого в учредительных бумагах не предусматривается.

Регламент проставления визы

Приказ должен описывать порядок использования доверенных полномочий. Простейший алгоритм предусматривает, что при подписании должны быть указаны:

  1. Должность.
  2. ФИО.
  3. Указание на то, что подпись сделана по доверенности с указанием её реквизитов.

Особенности и обязательные реквизиты

При выдаче доверенности законодательство не требует оформлять её на стандартном бланке. Юридическая сила гарантируется тем, что в ней отражены обязательные реквизиты:

  1. Дата оформления. С неё отсчитывается период времени, в течение которого бумага является действительной.
  2. Необходимо указать перечень полномочий, для реализации которых выполняется оформление документа.
  3. Должно быть указано, кто именно является доверителем.
  4. Необходимо указать данные человека, которому данным документом передаются соответствующие полномочия.
  5. Ставится подпись должностного лица, которое передает доверенному лицу определённые полномочия.
  6. На документе должен иметься оттиск печати организации.

Заверение подписи доверенного лица

Надо отметить, что заверение подписи лица не является обязательным реквизитом документа. Доверенность передаёт полномочия одного лица другому — в этом состоит её юридическое значение. Этот документ не утверждает образец подписи доверенного лица. Если человек распишется по-другому, эта доверенность по-прежнему сохранит свою силу.

Однако закон настаивает на присутствии в документе только основных реквизитов и не возражает, если там будут применены дополнительные. На практике образец подписи и тот факт, что доверенное лицо распишется именно таким образом, помогут сделать работу более организованной.

Поэтому рекомендуется включать в текст документа не только пример автографа, но и паспортные данные, адрес проживания доверенного лица, дополнительные данные об организации, от лица которой выдана доверенность (например, ИНН, ОГРН, юридический адрес).

Ответственность за нарушение порядка подписания кадровой документации и превышение полномочий

В статье 183 Гражданского Кодекса РФ указано, что в случае, если представитель превышает предоставленные ему по доверенности права, то это не порождает каких-либо обязательств у стороны, которая оформила для него этот документ.

При подписании кадровых документов данная подпись будет недействительна. Если злоупотребление повлекло за собой дополнительные последствия, вина за них будет рассматриваться обычным образом.

Например, сотрудник, не имея такого права, поставил визу на запись об увольнении сотрудника. Если исправления не были внесены вовремя, то это может привести к одному из двух последствий:

  1. Предприятие нарушит Трудовой Кодекс и другие законы в связи с невыплатой зарплаты работнику, который не был на самом деле уволен.
  2. Фирма через суд защитит свои права, но понесла дополнительные убытки, которые можно взыскать с виновного лица в порядке гражданского искового производства.

Заключение

Система контроля на предприятии не должна допускать возникновения проблемных ситуаций при использовании доверенности. А право подписи должно предоставляться тем, кто, безусловно, заслуживает доверия.

О порядке изменения обязанностей и полномочий сотрудника с тем, чтобы возложить на него решение кадровых вопросов, рассказано в видео ниже.

Смотрите видео: Доверенность от Предпринимателя как её оформить? (none 2019).