Ответы на вопросы от Юриста

Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов из архива таможенного органа

В любой организации, как правило, хранится большое количество документов, содержащих сведения о работниках. А значит, сотрудники, отвечающие за сохранность персональных данных, могут столкнуться с необходимостью передать эту информацию по запросам государственных органов, организаций и граждан. И наоборот, нередко появляется необходимость запросить информацию о своих сотрудниках в архиве или у другого работодателя. О том, как правильно запросить архивные документы или обработать запрос о выдаче таких документов, мы и поговорим.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит: государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставить пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ.

Основная работа по использованию архивных документов по личному составу состоит в подготовке архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов по запросам граждан.

ЗАПРОС НА ПОЛУЧЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Заявителями на получение архивной информации могут быть и граждане, и юридические лица.

Запрос заявителя может быть сформулирован при личном обращении, по телефону, прислан по почте, в том числе по электронной. Обратите внимание: запросы, присланные по электронной почте и принятые по телефону, распечатываются на бумаге и исполняются таким же образом, как запросы, присланные по почте или сформулированные при личном обращении.

Какие требования закон предъявляет к содержанию запроса?

Чтобы запрос был принят к исполнению, в нем должна быть указана следующая информация:

  • наименование юридического лица на бланке организации, для граждан - фамилия, имя, отчество,
  • почтовый и (или) электронный адрес заявителя,
  • тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации,
  • личная подпись гражданина или подпись должностного лица.

В этом году несколько наших работников будут оформлять пенсию. Отдел кадров помогает им в сборе необходимых документов. После консультации в Пенсионном фонде РФ выяснилось, что нужно запросить несколько справок в городском архиве. Подскажите, в каких случаях оформленный нами запрос в архиве могут не принять??

Запрос на получение архивных документов не принимается к исполнению, если:

  • не содержит наименования юридического лица, для гражданина – фамилии, имени, отчества, почтового и (или) электронного адреса заявителя,
  • не поддается прочтению. Об этом сообщается заявителю, направившему обращение, если его наименование (фамилию) и почтовый адрес можно прочитать,
  • ответ на запрос приведет к разглашению сведений, составляющих государственную, служебную, коммерческую или иную охраняемую федеральным законодательством тайну, на доступ к которым заявитель не имеет права,
  • в нем содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и в присланном повторном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства.

Уполномоченное на это лицо вправе принять решение о прекращении переписки. В этом случае заявителя письменно оповещают о принятом решении и его причинах.

Информация о том, что запрос не принят к исполнению по названным выше причинам, должна быть направлена заявителю в течение семи дней со времени получения запроса.

Обратите внимание: если от гражданина или организации поступает запрос о предоставлении конфиденциальных сведений о другом физическом лице при отсутствии права на получение такой информации, в ответе на запрос сообщается, что запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа и не может быть выдана, приводится ссылка на нормативный документ, обосновывающий отказ (Организация доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и пользования ими, утв. Росархивом в 2009 г.).

Так, конфиденциальные персональные данные могут быть выданы третьему лицу только при наличии письменного разрешения субъекта персональных данных или, в случае его смерти, его наследников.

При исполнении запроса социально-правового характера соблюдаются сроки, установленные федеральным законодательством и нормативными документами (Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19).

Так, исполнение запроса не должно превышать 30 дней с момента его регистрации. С разрешения руководства, курирующего исполнение запросов социально-правового характера, срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом заявителя. В таком случае заявителю в письменном виде направляется «промежуточный отчет», в котором сообщается о продлении срока исполнения и объясняются причины.

Как исполняется запрос, если архивные документы не содержат запрашиваемую информацию?

Словарь кадровика Использование архивных документов - применение информации, архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан (п. 2.3.3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»)

Запрос, требующий информацию, не содержащуюся в документах организации, в течение семи дней с момента его регистрации направляется в другую организацию или архив, где хранятся необходимые сведения, с уведомлением об этом заявителя. В том случае, когда местонахождение запрашиваемой информации неизвестно, заявитель должен быть извещен об этом в письменной форме.

Вне очереди в ускоренном порядке исполняются запросы:

  • поступившие из органов законодательной и исполнительной власти,
  • граждан, удостоенных звания Герой Советского Союза, Герой России, Герой Социалистического труда, и лиц, приравненных к ним,
  • граждан, достигших 80-летнего возраста,
  • участников Великой Отечественной войны и региональных военных конфликтов,
  • граждан, принимавших участие в ликвидации последствий Чернобыльской аварии,
  • по медицинским показателям,
  • в связи с утратой кормильца,
  • для оформления инвалидности при досрочном выходе на пенсию.

Архивная справка

Текст в архивной справке излагается в хронологической последовательности событий (а не документов) с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах.

Обратите внимание! Архивная справка составляется на основании документов (подлинников, заверенных копий), хранящихся в кадровой службе, архиве организации

В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках. Например: «

Скачать образец документа

  • Журнал: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Журнал» по всему сайту
  • «Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов из архива таможенного органа».doc
  • Скачано документов

Занесено в базу

Внесены исправления в

  • Договоры
  • Все документы

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите "Спасибо", это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Срок предоставления услуги

23 рабочих дня с момента регистрации заявления.

I. Получатели государственной услуги:

  1. Физические лица.
  2. Юридические лица.

II. Заявители, обращающиеся за предоставлением государственной услуги:

  1. Граждане (организации), имеющие право на получение государственной услуги в соответствии с п. I.
  2. Представители граждан (организаций), имеющих право на получение государственной услуги в соответствии с п. I.

Порядок действий заявителя

  1. Обращается в подразделение Санкт‑Петербургского государственного казенного учреждения «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее — МФЦ).
  2. Подает заявление по форме и необходимые документы.
  3. Получает расписку в приеме документов.
  4. В случае принятия Органом местного самоуправления внутригородских муниципальных образований Санкт-Петербурга (далее — местная администрация) решения о предоставлении муниципальной услуги — архивную справку по форме, архивную выписку, архивную копию.
  5. В случае принятия местной администрации решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги — получает письмо о невозможности исполнения запроса с указанием причин по форме.

Основание для отказа в предоставлении государственной услуги:

  1. Непредставление в местную администрацию всех необходимых документов.
  2. Отсутствие в запросе необходимой информации для его исполнения.
  3. Отсутствие сведений в распоряжении местной администрации, необходимых для исполнения запроса.
  4. Если запрос не может быть исполнен без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

Порядок действий уполномоченной организации

I. Прием и регистрация заявления и документов в местной администрации

Специалист МФЦ:

  1. Определяет предмет обращения.
  2. Проводит проверку полномочий лица, подающего документы.
  3. Проводит проверку соответствия документов установленным требованиям.
  4. Осуществляет сканирование представленных документов, формирует электронное дело, все документы которого связываются единым уникальным идентификационным кодом, позволяющим установить принадлежность документов конкретному заявителю и виду обращения за муниципальной услугой.
  5. Заверяет электронное дело своей электронной подписью.
  6. Направляет копии документов и реестр документов в Местную администрацию, предоставляющую государственную услугу:
    • в электронном виде (в составе пакетов электронных дел) в течение 1 рабочего дня со дня обращения заявителя в подразделение МФЦ,
    • на бумажных носителях (в случае необходимости обязательного предоставления оригиналов документов) — в течение 3 рабочих дней со дня обращения заявителя в подразделение МФЦ.
  7. При обнаружении несоответствия документов требованиям возвращает их заявителю для устранения выявленных недостатков.
  8. По окончании приема документов специалист подразделения МФЦ выдает заявителю расписку в приеме документов.

Специалист, ответственный за прием и регистрацию заявлений, назначенный распоряжением местной администрации:

  1. Получает копии документов и реестр документов из МФЦ в электронном виде (в составе пакетов электронных дел получателей муниципальной услуги) и (или) на бумажных носителях (в случае необходимости обязательного представления оригиналов документов).
  2. Проводит сверку реестра документов с представленными документами.
  3. Проверяет наличие документов и дает их оценку на предмет соответствия перечню документов.
  4. Фиксирует факт приема документов.
  5. Передает заявление и комплект документов для принятия решения работнику местной администрации, ответственному за подготовку проекта решения.

II. Принятие решения о предоставлении муниципальной услуги либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги, информирование заявителя о муниципальной услуги

Специалист местной администрации, ответственный за подготовку проекта решения:

  1. Проверяет данные заявителя и представленные им сведения.
  2. Анализирует данные, представленные заявителем, с целью принятия решения о возможности исполнения запроса.
  3. В случае принятия решения о предоставлении муниципальной услуги готовит проект решения местной администрации о выдаче архивной справки, выписки, копии, а также соответствующую архивную справку по форме, архивную выписку, архивную копию.
  4. В случае принятия решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги готовит проект письма о невозможности исполнения запроса с указанием причин в адрес заявителя по форме.
  5. Передает подготовленные документы Главе местной администрации.

Глава местной администрации:

  1. Изучает представленные документы и подписывает их.
  2. В случае несогласия излагает замечания и возвращает указанные документы на доработку.

Специалист МФЦ:

  • Получает документы от Местной администрации и выдает их заявителю.

Документы, представляемые заявителем

I. Обязательные к представлению документы:

  1. Заявление по форме.
  2. Документ, удостоверяющий личность.
  3. В случае обращения заявителя — юридического лица — документы, подтверждающие право действовать от имени юридического лица без доверенности.
  4. В случае запроса информации, содержащей персональные данные третьих лиц — согласие на обработку персональных данных третьих лиц.

II. Дополнительные документы — в случае обращения доверенного лица или представителя заявителя:

  1. Документ, удостоверяющий личность законного представителя заявителя, имеющего право на получение муниципальной услуги.
  2. Нотариально заверенная доверенность, оформленная в соответствии с законодательством РФ.
  3. Документ, подтверждающий право законного представителя выступать от имени заявителя.

Порядок обжалования

Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) местной администрацией, должностными лицами, муниципальными служащими местной администрации в ходе предоставления муниципальной услуги. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не исключает возможность обжалования решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги, в судебном порядке. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не является для заявителя обязательным.

Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

  • нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги,
  • нарушение срока предоставления муниципальной услуги,
  • требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги,
  • отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя,
  • отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа
  • не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами,
  • затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы,
  • не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами,
  • отказ местной администрации, должностного лица местной администрации
  • в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Прием жалоб в письменной форме осуществляется местной администрацией по адресу и в соответствии с графиком работы.

Жалоба в письменной форме может быть направлена по почте.

В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:

  • оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц),
  • оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц),
  • копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.

В электронной форме в местную администрацию жалоба может быть подана заявителем посредством:

  • официального сайта местной администрации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»,
  • федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» или Портала.

При подаче жалоб в электронном виде документы могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя не требуется.

Жалоба рассматривается местной администрацией.

Жалоба может быть подана заявителем через структурные подразделения Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее — МФЦ).

При поступлении жалобы МФЦ обеспечивает ее передачу в местную администрацию в порядке и сроки, которые установлены соглашением о взаимодействии между МФЦ и местной администрацией, но не позднее следующего рабочего дня со дня поступления жалобы.

Жалоба на нарушение порядка предоставления муниципальной услуги МФЦ рассматривается местной администрацией. При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в местной администрации.

Жалоба должна содержать:

  • наименование местной администрации, должностного лица местной администрации либо муниципального служащего местной администрации, решения и действия (бездействие) которых обжалуются,
  • фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), сведения о месте жительства заявителя — физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя — юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю,
  • сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Местной администрации, должностного лица местной администрации либо муниципального служащего,
  • доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением
  • и действием (бездействием) местной администрации, должностного лица местной администрации, либо муниципального служащего местной администрации. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Жалоба, поступившая в местную администрацию, подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом местной администрации, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации.

В случае обжалования отказа местной администрации, должностного лица местной администрации в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

По результатам рассмотрения жалобы местная администрация принимает одно из следующих решений:

  • об удовлетворении жалобы, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Местной администрации опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах, не позднее пяти рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации,
  • об отказе в удовлетворении жалобы.
Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

В ответе по результатам жалобы указываются:

  • наименование местной администрации, рассмотревшей жалобу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) уполномоченного лица местной администрации, приявшего решение по жалобе,
  • номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице местной администрации, решение или действие (бездействие) которого обжалуется,
  • фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование заявителя,
  • основания для принятия решения по жалобе,
  • в случае, если жалоба признана обоснованной, — сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата муниципальной услуги,
  • сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом Местной администрации.

По желанию заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью уполномоченного лица, вид которой установлен законодательством Российской Федерации.

Местная администрация отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

  • наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям,
  • подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации,
  • наличие решения по жалобе, принятого ранее в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.

Местная администрация вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

  • наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи,
  • отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес заявителя, указанные в жалобе.

Оформление и составление справок по запросам граждан

В случае неопределенного числа адресатов, делается запись «по месту требования». На титульном листе (обложке) журнала (книги) указывается: наименование организации, наименование структурного подразделения (отдел кадров), Журнал учета, также указывается дата начала и дата окончания журнала. Информация по запросам организаций и граждан выдается в форме справки, архивной копии и выписки. В соответствии с ГОСТом 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Распоряжением Администрации

Индия Форма запроса заявителя Начальнику архивного отдела Администрации Бийского района Алтайского края от_______________________________ Прошу выдать ________________________________________________ Наименование организации (указать в соответствии с Уставом или Положением) Фамилия имя отчество и должность лица, имеющего право действовать от имени организации без доверенности Документ, подтверждающий полномочия на право подписи от имени организации без доверенности (указать наименование номер и дату срок полномочий) Образец подписи лица, имеющего право подписи от имени организации без доверенности Образец печати организации Соединенные Штаты Америки Чехословакия (фактически применяется между Чехией и Словакией) Корейская Народная Демократическая Республика Союзная Республика Югославия Продолжение Приложения № 4 Похожие: Октябрьском отделе загс Управления записи актов гражданского состояния Администрации городского округа Саранск «Предо-ставление жилых помещений муниципального жилищного фонда коммерческого использования по договорам найма», распоряжением Администрации.

Выдача архивных справок, выписок, копий архивных документов органов местного самоуправления

(в соответствии с Административным регламентом или другим НПА):

  • Выдача заявителю справки, архивной выписки, архивной копии на бумажном носителе.
  • Отказ в предоставлении муниципальной услуги в виде письма о невозможности исполнения запроса с указанием причин.

23 рабочих дня с момента регистрации заявления.

Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий

Выдача подлинных документов об актах гражданского состояния (рождения, смерти, регистрации брака и др.) проводится по согласованию с органами ЗАГСа. С изымаемых документов, дел, как правило, делаются копии и приобщаются к делам, фондам. Изъятие подлинных личных документов, а также их замена на копии отражается в листах-заверителях дел, в описях.

Выдача подлинных личных документов

Смотрите видео: Часть 67. Формирование журнала учета счетов-фактур в 1С, выданных и полученных (none 2019).